Vertragsdatenbank: Definition, Funktionen & Nutzen

Eine Vertragsdatenbank ist eine zentrale, digitale Ablage, in der alle Verträge eines Unternehmens strukturiert gespeichert werden. Die zentrale Plattform ermöglicht einen umfassenden Überblick über aktive, auslaufende und archivierte Verträge. Sie erleichtert die tägliche Verwaltungsarbeit durch die gezielte Klassifizierung und das sichere Auffinden von Vertragsdokumenten und verbessert die Übersichtlichkeit sowie Compliance.

Eine Vertragsdatenbank bringt Ordnung in …

• Verträge unterschiedlicher Vertragsarten,
• verschiedene Versionierungen,
• Klauseln,
• Fristen und
• Zugriffsrechte.

Ob Vertragsdetails, Vertragslaufzeit oder Genehmigungen – die Vertragsdatenbank ermöglicht es, alle relevanten Daten effizient zu verwalten, zu durchsuchen und zu überwachen.

Die Einführung einer Vertragsdatenbank bietet für Unternehmen zahlreiche Vorteile. Unternehmen jeder Größe profitieren von dem systematischen Ansatz, der es ermöglicht, schnell auf jegliche Vertragsinformationen zuzugreifen, Leistungen und Fristen zu überwachen und Prüfungen durchzuführen.  Zudem bringt die digitale Vertragsdatenbank folgende Vorteile:

• erhebliche Zeit- und Kostenersparnis,
• zentralisierte Vertragsverwaltung,
• erhöhte Transparenz,
• verbesserte Compliance sowie
• Minimierung von Fehlern und Risiken.

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Eine leistungsfähige Vertragsdatenbank zeichnet sich durch verschiedene Schlüsselfunktionen aus. Der tatsächliche Funktionsumfang einer Vertragsmanagement-Software sollte immer den Anforderungen im Unternehmen entsprechen. Ein Start-up hat andere Bedürfnisse als ein Konzern. Folgende Schlüsselfunktionen sollte das Programm auf jeden Fall bieten:

3.1 Zentrale Speicherung

Die Grundlage jeder Vertragsdatenbank ist die zentrale Speicherung aller Vertragsdokumente und -informationen. Dabei geht es nicht nur darum, alle Verträge an einem Ort zu sammeln, sondern auch um die intelligente Katalogisierung, Kategorisierung und das Tagging dieser Dokumente.

So können Verträge nach Typ, Abteilung, Projekt oder jeder anderen relevanten Kategorie organisiert werden, was eine intuitive Navigation und schnelle Suche ermöglicht.

3.2 Suchfunktionen und Vorlagen

Eine leistungsstarke Suchfunktion ist entscheidend für die Effizienz einer Vertragsdatenbank. Mitarbeitende sollten in der Lage sein, nicht nur nach Vertragsnamen oder -parteien zu suchen, sondern auch nach beliebigen Vertragsdetails, wie spezifischen Klauseln oder Bedingungen.

Fortgeschrittene Vertragsdatenbanken erlauben eine Volltextsuche in den Vertragsdokumenten selbst, was die Suche nach spezifischen Informationen erheblich vereinfacht.

Ein großer Vorteil ist hier die Einfachheit. Suchfunktionen erlauben auch Mitarbeitenden, die kein Rechtswissen haben oder nicht in das  Vertragsmanagement involviert sind, die für sie wichtigen Informationen schnell zu finden.

Mitarbeitende, die mit der Vertragserstellung nicht vertraut sind, profitieren zudem von der Funktion zur Erstellung von Vorlagen für die jeweilige Vertragsart.

3.3 Fristen- und Aufgabenmanagement

Effektives Vertragsmanagement erfordert einen Überblick über anstehende Fristen und Aufgaben. Moderne Vertragsdatenbanken enthalten ein Fristenmanagement, das automatisch Erinnerungen an wichtige Termine wie Vertragsverlängerungen, Kündigungsfristen oder Zahlungstermine an Verantwortliche sendet.

Überdies ermöglicht ein Fristenmanagement das Zuweisen und Verfolgen von Aufgaben, die mit bestimmten Verträgen verbunden sind, um sicherzustellen, dass alle notwendigen Schritte rechtzeitig unternommen werden.

3.4 Zugriffskontrolle und Berechtigungsmanagement

Die Sicherheit von Vertragsinformationen ist von größter Bedeutung. Gesetzliche Vorgaben wie die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sowie die Archivierungspflicht verlangen, dass eine Vertragsdatenbank ein differenziertes Berechtigungsmanagement bietet.

Dieses legt fest, wer Zugriff auf welche Daten hat, schützt so sensible Informationen vor unbefugtem Zugriff und stellt sicher, dass nur berechtigte Mitarbeiter die Informationen in Verträgen einsehen und bearbeiten können.

3.5 Integration

Eine Datenbank sollte sich in bestehende Geschäftssysteme integrieren lassen. Der Austausch mit etwa Dokumenten-Management-Systemen (DMS), Mail-Programmen und Buchhaltungssoftware spart viel Zeit und minimiert die Anfälligkeit für Fehler.

So können unter anderem Vertragsinformationen automatisch in Rechnungen übertragen oder Vertragsdokumente direkt aus dem CRM-System heraus erstellt und gespeichert werden. Auch eine Funktion zum sicheren Teilen mit berechtigten Parteien sollte vorhanden sein.

3.6 Reporting, Analyse und Skalierbarkeit

Eine fortschrittliche Vertragsdatenbank sollte umfassende Reporting- und Analysefunktionen bieten. Dies umfasst nicht nur die Übersichten über den aktuellen Vertragsbestand, sondern auch detaillierte Analysen zu Vertragslaufzeiten, Kosten oder Compliance-Risiken.

Die Erstellung einer Vertragsdatenbank ist ein strukturierter Prozess, der von der Planung bis zur Implementierung und darüber hinaus reicht. Der benötigte Funktionsumfang der Datenbank-Software sollte basierend auf den Anforderungen im Unternehmen ausgewählt werden. Vertragsdatenbanken sind zudem skalierbar – das heißt, ihre Funktionen können stets erweitert oder verschlankt werden.

Grundlegende Schritte zur Vertragsdatenbank-Erstellung sind die folgenden:

4.1 Bedarfsanalyse

Zu Beginn ist es entscheidend, die Bedürfnisse des Unternehmens genau zu verstehen. Folgende Fragen müssen geklärt werden:

• Welche Arten von Verträgen müssen verwaltet werden?
• Wer benötigt Zugriff auf die Datenbank?
• Welche Probleme sollen mit der Datenbank gelöst werden?

4.2 Auswahl der Software

Um Vertragsdatenbanken im Unternehmen zu etablieren und gleichzeitig erfolgreiches Change Management sicherzustellen, benötigen Unternehmen die passende Softwarelösung. Mitarbeitende müssen frühzeitig geschult und passend abgeholt werden, sodass sie die Vertragsmanagement-Software auch wie vorgesehen nutzen.

Folgende Faktoren spielen hier eine wichtige Rolle:

• Funktionsumfang,
• Einfachheit,
• Benutzerfreundlichkeit,
• Kosten,
• Skalierbarkeit,
• Datensicherheit.

4.3 Strukturieren der Datenbank

Noch vor Erstellung der Vertragsdatenbank müssen Verantwortliche bestimmen, welche Informationen bzw. Parameter in der Datenbank gespeichert werden sollen.

Übliche Datenfelder sind:

• Vertragsparteien
• Vertragsgegenstand
• Vertragsart
• Vertragsdatum
• Laufzeit
• Kündigungsfristen

Hinzu kommen noch verschiedene unternehmensspezifische Kategorien.

4.4 Implementierung und Datenmigration

Nach der Auswahl der richtigen Software sowie deren Anpassung auf das jeweilige Unternehmen und dessen Anforderungen beginnt die Implementierungsphase. Dies beinhaltet die Migration bestehender Vertragsdaten in die neue Datenbank.

Über eine Schnittstelle kann eine Vertragsdatenbank-Software mit anderen Systemen und Prozessen innerhalb des Unternehmens interagieren. Integrationsszenarien sehen wie folgt aus:

• Enterprise-Resource-Planning-Systeme (ERP): Die Verbindung der Vertragsdatenbank mit einem ERP-System ermöglicht die zentrale Datennutzung.
• Customer-Relationship-Management (CRM): Die Integration mit einem CRM-System kann wertvolle Einblicke in Kundenbeziehungen liefern und Vertriebsprozesse verbessern.
• Finanz- und Buchhaltungssysteme: Die Verbindung zu Buchhaltungstools erleichtert das Vertragscontrolling und die finanzielle Überwachung sowie Kostenkontrolle.

4.5 Optimierung und Wartung

Vertragsdatenbanken werden nicht einmalig erstellt und dann einfach befüllt. Vielmehr muss eine Datenbank gewissenhaft gepflegt werden, um ihren Zweck für alle Mitarbeitenden zu erfüllen. Dazu gehört eine stetige Anpassung an die Erfordernisse im Unternehmen sowie eine regelmäßige Wartung und Aktualisierung.

Regelmäßiges Training in neuen Funktionen sowie Schulungen und umfassendes Onboarding neuer Mitarbeitenden ist unverzichtbar, um die Funktionalität, Aktualität und Fehlerfreiheit von Vertragsdatenbanken zu gewährleisten.

Durch die sorgfältige Auswahl und Implementierung einer Vertragsdatenbank, einer zentralen und digitalen “Bibliothek” für Verträge, können Unternehmen ihre Vertragsprozesse optimieren, Risiken reduzieren, Compliance sicherstellen und Rechtssicherheit gewährleisten. Ein schneller Zugriff sowie Übersicht über Leistungen, Fristen und Klauseln erleichtert die Verwaltung und das Management von Verträgen maßgeblich.

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