Künstliche Intelligenz (KI) ist keine vorübergehende Erscheinung, sondern eine Technologie, die unsere Arbeitswelt grundlegend verändert. Als Softwarehersteller sind wir bestrebt, den Anwendern mit unseren Produkten den größtmöglichen Nutzen aus KI zu bieten. Gleichzeitig legen wir Wert darauf, dass unsere Kunden selbst entscheiden, ob, wie und welche KI eingesetzt wird und wo ihre Daten verarbeitet werden. Die otris KI-Strategie gibt Antworten auf die wichtigsten Fragen.
Nutzen der KI-Integration für otris-Kunden
KI-Anwendungen bieten den Vorteil, umfangreiche Informationen in kurzer Zeit präzise einordnen und „verstehen“ zu können. In den Fachlösungen von otris ist der Nutzen daher besonders groß. Ein Beispiel aus dem Vertragsmanagement: Ein Vertragsentwurf muss auf formale Korrektheit und mögliche Risiken geprüft werden. Mit der KI-Integration von otris lassen sich solche Aufgaben schnell und effizient erledigen. Weitere Anwendungsfälle sind die automatisierte Erstellung von Vertragsakten mit Verschlagwortung und Metadaten, die Zusammenfassung umfangreicher Dokumente in einem Management Summary oder die Implementierung von Bearbeitungsrichtlinien über Playbooks.
Nicht nur im Vertragsmanagement, sondern in allen otris-Fachlösungen verbessert die Integration von KI Arbeitsergebnisse und Effizienz. Texterstellung im Richtlinienmanagement, Analysen im Datenschutzmanagement oder Reporting im Beteiligungsmanagement – KI kann in den unterschiedlichsten Prozessen unterstützen, die Anwender mit otris-Fachlösungen bearbeiten.
„Generative KI erhöht die Effizienz in Rechtsabteilungen als unterstützender Copilot, ohne die Kontrolle zu übernehmen.“
Eingesetzte KI-Lösungen
Die KI-Lösungen von otris fungieren als Schnittstelle zu den führenden KI-Anbietern wie OpenAI (ChatGPT), Mistral, Google und Anthropic. Nach dem Prinzip „KI Ihrer Wahl, unsere Plattform” integrieren wir das vom Kunden ausgewählte KI-System in die otris-Lösung.
Funktionsweise der otris-KI-Lösung
otris stellt in den Fachlösungen je nach Anwendungsgebiet Prompts (Anweisungen an die KI) zur Verfügung. Anwender können diese Anweisungen über einen Button ausführen, um z.B. Dokumenteninhalte zusammenzufassen, neue digitale Akten mit befüllten Feldwerten anzulegen oder Texte nach bestimmten Kriterien (z.B. Risiken) zu prüfen. Mit geringem Aufwand können Nutzer individuelle Prompts und Playbooks (vordefinierte Bearbeitungsabläufe) integrieren, um die KI-Lösung an ihre spezifischen Bedürfnisse anzupassen. Darüber hinaus können Nutzer über die Chat-Funktion mit dem Dokument „sprechen“, um gezielt Informationen abzufragen.
Optimieren Sie Ihre Prozesse
mit der KI-Integration von otris
Sprechen Sie direkt mit Dokumenten, passen Sie Prompts individuell an und integrieren Sie Playbooks für Ihre spezifischen Anforderungen.
Datenspeicherung und Datensicherheit
Unser Prinzip „KI Ihrer Wahl, unsere Plattform” ermöglicht es unseren Kunden, den KI-Anbieter, der in die Fachlösung integriert wird, selbst auszuwählen. otris stellt die Schnittstelle und Benutzeroberfläche bereit, über die der bevorzugte KI-Anbieter in die otris-Fachlösung integriert wird. Unsere Kunden entscheiden, welches KI-Modell (z.B. gpt4o) und welchen Betriebsort (z.B. EU/Microsoft Azure Cloud) sie nutzen möchten. So behalten unsere Kunden die volle Kontrolle darüber, wie und wo ihre Daten verarbeitet werden.
Entscheidungsfindung durch KI
Unsere KI-Strategie legt fest, dass die KI-Lösung keine Entscheidungen trifft, sondern nur Vorschläge macht – die Entscheidungen werden ausschließlich von den Anwendern getroffen. Ein Beispiel aus der Vertragsanlage: Die KI extrahiert auf Anfrage Feldwerte aus einem Vertragsdokument (z.B. Vertragspartner, Laufzeit, Kündigungsfrist) und erstellt eine Akte im Bearbeitungsstatus. Der Anwender prüft das Ergebnis und kann per Klick alle oder einzelne Werte akzeptieren, ablehnen oder bearbeiten. Das gleiche Prinzip gilt für Risikobewertungen oder andere Textanalysen: Die KI identifiziert relevante Textpassagen, die auf ein gesuchtes Risiko hinweisen – die endgültige Bewertung übernimmt der Nutzer.
Zukünftige Entwicklungen
otris hat ein eigenes KI-Team aufgebaut, das unsere Lösungen kontinuierlich weiterentwickelt und an neue Anforderungen anpasst. „In der DMS-Branche sind wir beim Thema KI führend“, sagt Dr. Frank Hofmann, Vorstand der otris software AG. „Heute und in Zukunft stehen für uns zwei Prinzipien im Mittelpunkt“, ergänzt Vorstandskollege Dr. Christoph Niemann: „Wir wollen unseren Kunden den größtmöglichen Nutzen aus KI bieten und gleichzeitig einen verantwortungsvollen Umgang sicherstellen.“
„Unsere Prinzipien sind klar: den größtmöglichen Nutzen aus KI bieten und eine verantwortungsvolle Nutzung sicherstellen.“
Jetzt die otris-Integration entdecken!
Möchten Sie erfahren, wie Sie durch die KI-Integration in unsere Fachlösungen Ihre Effizienz steigern und Arbeitsabläufe optimieren? Wir laden Sie ein, unsere Lösungen in einer geführten Demo kennenzulernen oder einen Beratungstermin zu vereinbaren. Entdecken Sie, wie otris Sie dabei unterstützt, den größtmöglichen Nutzen aus KI zu ziehen und gleichzeitig einen verantwortungsvollen Einsatz zu gewährleisten. Optimieren Sie Ihre Legal- und Compliance-Prozesse mit otris software. Kontaktieren Sie uns noch heute für eine Demo oder ein Beratungsgespräch!
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FAQ: otris copilot in Rechtsabteilungen
Was macht die KI-basierte Analyse besser als herkömmliche Methoden?
In der Rechtsabteilung bringt Künstliche Intelligenz vor allem zwei Vorteile: Gründlichkeit und Zeitersparnis. Tausende von Textseiten nach bestimmten Kriterien zu durchsuchen, ist mit KI-basierten Methoden effektiver (genauer) und effizienter (mit weniger Zeit- und Personalaufwand) möglich als mit herkömmlichen Methoden. Gleiches gilt für standardisierte Prozesse bei der Erstellung oder Auswertung von Dokumenten. In anderen Bereichen hat KI lediglich eine unterstützende Funktion – z.B. bei der Bewertung von Risiken oder der Interpretation von Auswertungen und daraus abgeleiteten Strategien.
Kann der otris copilot in verschiedene Fachlösungen integriert werden?
Ja, die KI-Integration ist für die meisten otris-Fachlösungen verfügbar. Innerhalb der verschiedenen Fachlösungen hat der otris copilot das gleiche „Look and Feel“. Das heißt, Sie verwenden in allen otris Fachlösungen mit KI-Integration die gleichen Befehle und Schaltflächen. Dies minimiert den ohnehin geringen Einarbeitungsaufwand in die KI-Lösung.
Kann der otris copilot auf spezielle Anforderungen und Bedürfnisse von Unternehmen angepasst werden?
Ja, otris copilot ist eine standardisierte Erweiterung der otris legal SUITE, kann aber an unternehmensspezifische Anforderungen angepasst werden. Über das sogenannte „Prompt Engineering“ können Sie KI-Abfragen an Ihre Anforderungen anpassen. Mit „Playbooks“ implementieren Sie standardisierte, unternehmensspezifische Handlungsanweisungen über die KI-Integration.
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