CLM-Software
von otris

Dokumentieren und archivieren Sie Ihre gesamte Vertragskorrespondenz direkt aus Microsoft Outlook oder anderen Microsoft Office-Anwendungen. Das Office Drop-Plugin verbindet Microsoft-Anwendungen mit Ihrer Lösung otris contract. Mit dem Plugin können Sie Vertragsakten auswählen und E-Mails oder mehrere Nachrichten zuordnen. otris contract zerlegt die Inhalte (Text, Betreff, Absender, Anhänge) und integriert sie in die Struktur der digitalen Vertragsakte. Das Ergebnis: eine lückenlose Vertragshistorie mit vollständigem Schriftverkehr. Ebenso können Sie aus Microsoft Word oder Excel auf die Vertragsdatenbank zugreifen und Dokumente an die Zielvertragsakte versenden, ohne otris contract öffnen zu müssen.

Die Office-Integration erfolgt bidirektional. Sie können nicht nur Daten aus der Office-Anwendung in otris contract übertragen, sondern auch umgekehrt. Beispiel: Sie möchten ein in otris contract abgelegtes Dokument an eine E-Mail in Microsoft Outlook anhängen. Über das Plugin greifen Sie auf otris contract zu, wählen das Dokument aus und hängen es an die E-Mail an. Mit der zusätzlichen Desktop-Komponente können Sie Dateien per Drag & Drop von Ihren Laufwerken in otris contract importieren.

Die Schnittstelle Signature ermöglicht das digitale Signieren von Dokumenten in otris contract nach den Verfahren der angebundenen Signaturplattformen (z.B. DocuSign, FP Sign). In otris contract erstellte Vertragsentwürfe können per Knopfdruck an den Signaturdienstleister gesendet werden. Dieser erstellt eine elektronisch signierbare Version des Dokuments. Der Empfänger erhält das Dokument zur Prüfung und Unterschrift und wird per E-Mail benachrichtigt. Nach der Signatur wird das Dokument von otris contract der entsprechenden Akte zugeordnet und der Status aktualisiert.

Die Lizenz für die Signaturschnittstelle erwerben Sie bei der otris software AG. Die Nutzungslizenzen für den Signaturdienst erwerben Sie direkt bei dem von Ihnen gewählten Signaturdienstleister.

Das Creator-Modul kombiniert eine Vorlagenbibliothek mit einer Klauselbibliothek, um Sie bei der Vertragserstellung zu unterstützen. Der Vertragsersteller kann durch einfache Auswahl der gewünschten Klauseln eine Vorlage im definierten Corporate Design generieren, was die Erstellung von Vertragsvorlagen erheblich vereinfacht. Die Vertragserstellung wird dadurch erleichtert, dass der Vertragsersteller die erforderlichen Parameter (z.B. Laufzeit, Vertragssumme, Vertragsgegenstand) in die ausgewählte Vorlage eingibt. Diese werden dann vom System an den richtigen Stellen in den Vertragsentwurf eingefügt. So können auch Mitarbeiter ohne juristische Ausbildung rechtssichere Verträge erstellen. Das System dokumentiert automatisch, welche Klauseln in welchem Vertrag verwendet wurden.

Der CRM/ERP-Connector ist eine uni- oder bidirektionale Schnittstelle zwischen CRM-/ERP-Systemen und otris contract. Diese Schnittstelle ermöglicht einerseits die Übernahme von Geschäfts- bzw. Vertragspartnerdaten aus einem CRM oder ERP in otris contract. Andererseits werden otris contract-spezifische Informationen in Form von Verknüpfungen in das System übertragen. Neben diesem speziellen Konnektor kann die Software auch an beliebige andere Drittsysteme angebunden werden. Die Architektur von otris contract gewährleistet eine reibungslose Integration in Ihre bestehende IT-Infrastruktur.

Das Modul Archive ermöglicht eine revisionssichere Archivierung und erstellt chronologische Snapshots von Verträgen, um eine transparente Vertragshistorie zu gewährleisten. Dabei werden die verschiedenen Vertragsstände inklusive der zugehörigen Dokumente, Anhänge, Aktenvermerke, Notizen oder E-Mails „eingefroren“.

Die Archivkomponente ist KPMG-zertifiziert nach IDW PS 880 und erfüllt die Anforderungen des Handels- und Steuerrechts einschließlich der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB), der Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS), der Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) sowie des Bundesdatenschutzgesetzes. Ein Berechtigungskonzept ermöglicht die individuelle Einrichtung für die aktive Archivierung und den Zugriff auf archivierte Verträge.
Dank offener Schnittstellen kann das Archiv zu einem umfassenden Archivsystem ausgebaut werden, das auch Daten von Drittanbietern integriert. Die Kommunikation mit Drittsystemen kann auf Knopfdruck, durch Aktionen in Workflows oder automatisiert – beispielsweise durch eine vordefinierte Statusänderung – erfolgen.

Die Erweiterung App Extended macht die App myContract konfigurierbar und bietet den vollen Funktionsumfang für die mobile Vertragsverwaltung. Sie können Dokumente und Vorgänge offline auf Ihr mobiles Endgerät übertragen und verschiedene Aktionen wie Freigaben, Weiterleitungen und Kommentare ausführen. Die App ist vorkonfiguriert und bildet ein klassisches Einsatzszenario im Vertragsmanagement ab. Anpassungen, Erweiterungen oder Änderungen der vorkonfigurierten Funktionen und Berechtigungsstrukturen können Sie bei Bedarf selbstständig und ohne Programmierkenntnisse im Administrationsbereich vornehmen.

Ein Vertrag für eine Dienstleistung, die anderweitig günstiger eingekauft werden könnte, verlängert sich ungewollt. Die Chance zur Verhandlung wurde verpasst. Wie verhindern Sie ungewollte Vertragsverlängerungen?

otris contract sorgt für Sicherheit im Vertragscontrolling durch automatisierte Fristen- und Terminüberwachung. Sie behalten sämtliche Termine im Blick und halten alle Vertragsfristen ein. Ereignisse und Handlungsmöglichkeiten rund um die Verträge werden automatisch überwacht. Das System informiert Sie, ob ein Vertrag ausläuft, eine Kündigungsoption genutzt werden kann oder eine Vertragsverlängerung ansteht.

otris contract, informiert die verantwortlichen Benutzer und Abteilungen frühzeitig per E-Mail und schützt aktiv vor unnötigen Risiken. Eine integrierte Eskalationssteuerung stellt eine zuverlässige Fristen- und Terminüberwachung sicher. Vor dem Verstreichen einer festgelegten Reaktionszeit werden E-Mail-Benachrichtigungen an einen erweiterten Empfängerkreis zielgerichtet versendet. Wahlweise können auch Adressaten aus weiteren Hierarchie-Ebenen hinzugefügt werden.

Ein Mitarbeiter sucht nach einem Vertrag, findet ihn jedoch nicht, da er auf der lokalen Festplatte eines anderen Mitarbeiters liegt. Das ist nicht nur frustrierend, sondern auch zeitaufwendig. Wie schaffen Sie Transparenz?

otris contract verkürzt die Zeit, die Mitarbeiter zur Informationsbeschaffung verwenden, durch zentrale Datenablage und umfangreiche Such- und Sortierfunktionen. Den Mitarbeitern bleibt mehr Zeit für die eigentlichen Aufgaben im Vertragsmanagement: z. B. Vertragsinhalte prüfen, Verhandlungen, Rechnungsstellung, Recherche zu Vertragsbedingungen, Controlling. Aktuelle und vollständige Informationen in diesen Bereichen sind die Grundlage für rechtlich und betriebswirtschaftlich richtige Entscheidungen.

Eine Wirtschaftsprüfung steht an. Umfassende Daten zu Forderungen und Verbindlichkeiten aus bestehenden Verträgen müssen schnell und korrekt zusammengetragen werden. Wie vereinfacht digitales Vertragsmanagement das Reporting?

otris contract hilft Ihnen – nicht nur bei externen Prüfungen – nachzuvollziehen, welche Forderungen und Verbindlichkeiten aus Vertragsbeziehungen resultieren. Kosten und Erträge werden erfasst und unmittelbar den verursachenden Verträgen zugeordnet. Regelmäßig wiederkehrende Zahlungen werden nur einmal als periodische Zahlungsreihe hinterlegt und automatisiert weiterberechnet.

Zahlungen können grafisch und tabellarisch dargestellt, ausgewertet und in Excel-Arbeitsmappen übertragen werden. Auf Knopfdruck generieren Sie Berichte und gewinnen schnell die Übersicht über sämtliche Aufwände und Erträge der hinterlegten Verträge. Überwachen Sie die Einhaltung von Budgets, erstellen Sie Forecasts für zukünftige Entwicklungen oder berechnen Sie Aufstellungen über offene Verbindlichkeiten.

Ein Darlehensvertrag gelangt in die Hände eines Mitarbeiters. Der Vertrag enthält sensible Informationen, die nicht für ihn, sondern lediglich für die Geschäftsführung und die Finanzabteilung bestimmt sind. Wie verbessern Sie den Datenschutz in Ihrer Vertragsverwaltung?

otris contract reguliert den Zugriff auf Vertragsarten und einzelne Verträge über ein feingliedriges Berechtigungskonzept. Sie definieren bei der Einrichtung des Systems, welchen Prinzipien dieses Berechtigungskonzept folgt: z. B. die Berechtigung, dass Mitarbeiter einer definierten Abteilung mit leitender Funktion schreibenden und lesenden Zugriff auf bestimmte Vertragsarten erhalten und die restlichen Verträge für sie nicht angezeigt werden. Mit otris contract können Zugriffe nicht nur für einzelne Betriebe, sondern für die konzernweite Unternehmensstruktur gesteuert werden.

Contract Lifecycle Management (CLM) Software automatisiert und verwaltet den gesamten Lebenszyklus von Verträgen, von der Erstellung bis zur Archivierung. Sie bietet Funktionen wie zentrale Datenspeicherung, Berichterstellung und Workflow-Automatisierung.

CLM-Software steigert die Effizienz, verkürzt die Verhandlungs- und Abwicklungszeiten, gewährleistet die Einhaltung gesetzlicher und regulatorischer Vorgaben und reduziert Kosten und Risiken

Eine umfassende CLM-Software sollte Funktionen wie automatisierte Workflows, Echtzeit-Kollaboration, Versionskontrolle, digitale Signaturen, leistungsstarke Such- und Berichtswerkzeuge sowie die Integration mit anderen Geschäftsanwendungen bieten.

CLM-Software bietet automatisierte Benachrichtigungen und Eskalations-Workflows, um sicherzustellen, dass alle vertraglichen Fristen und Termine eingehalten werden und die zuständigen Mitarbeiter rechtzeitig informiert werden.

CLM-Software kann Herausforderungen wie verzögerte Vertragserstellung, mangelnde Transparenz des Vertragsstatus, ineffiziente Vertragsverhandlungen und ungewollte Vertragsverlängerungen wirksam angehen.

Durch die zentrale Speicherung und Verwaltung von Vertragsdaten ermöglicht CLM-Software die einfache Erstellung von Berichten und die Analyse von Vertragsdaten, was zu besseren Geschäftsentscheidungen beiträgt.