Vertragsmanagement-Software von otris

Dokumentieren und archivieren Sie Ihre gesamte Vertragskorrespondenz einfach und direkt aus Microsoft Outlook oder anderen Microsoft Office-Anwendungen. Das Office Drop-Plugin verbindet Microsoft-Anwendungen mit Ihrer otris contract-Lösung. Über das Plugin wählen Sie Vertragsakten aus, denen Sie z.B. E-Mails zuordnen möchten. Egal, ob Sie eine einzelne E-Mail oder mehrere Nachrichten auswählen – otris contract zerlegt die Inhalte (Text, Betreff, Absender, Anhänge) und ordnet sie in die Struktur der digitalen Vertragsakte ein. Das Ergebnis: eine lückenlose Vertragshistorie mit vollständigem Schriftverkehr. Genauso greifen Sie aus Microsoft Office-Anwendungen wie Microsoft Word oder Excel auf die Vertragsdatenbank zu und versenden Dokumente an die Zielvertragsakte, ohne otris contract öffnen zu müssen.
Die Office-Integration arbeitet bidirektional. Das heißt, Sie können mit dem Office Drop nicht nur Daten aus der Office-Anwendung nach otris contract übertragen, sondern auch aus otris contract in die Office-Anwendung. Beispiel: Sie möchten ein Dokument, das in otris contract abgelegt ist, an eine E-Mail anhängen, die Sie in Microsoft Outlook schreiben. Über das Plugin greifen Sie aus Microsoft Outlook auf otris contract zu, um das entsprechende Dokument auszuwählen und an die E-Mail anzuhängen. Mit der zusätzlichen Desktop-Komponente importieren Sie Dateien von Ihren Laufwerken per Drag & Drop in otris contract.

Die Schnittstelle Signature ermöglicht das digitale Signieren von Dokumenten in otris contract nach dem jeweiligen Verfahren der angebundenen Signaturplattform (z.B. DocuSign, FP Sign). Vertragsentwürfe, die Sie in otris contract vorbereiten, werden über die Schnittstelle per Knopfdruck an den Signaturdienstleister gesendet. Der Signaturdienstleister erstellt eine elektronisch signierbare Version des Dokuments. Der Empfänger erhält das Dokument zur Prüfung/Signatur und wird per E-Mail benachrichtigt. Nach Unterzeichnung des Vertrages ordnet otris contract das Dokument der entsprechenden Akte zu und aktualisiert den Status.
Die Lizenz für die Signaturschnittstelle erhalten Sie bei der otris software AG. Lizenzen für die Nutzung des Signaturdienstes erwerben Sie bei dem von Ihnen gewählten Signaturdienstleister.

Das Modul Creator kombiniert eine Vorlagenbibliothek mit einer Klauselbibliothek und unterstützt Sie bei der Vertragserstellung. Die Erstellung von Vertragsvorlagen wird vereinfacht, indem der Vertragsdesigner durch einfache Auswahl der gewünschten Klauseln eine Vorlage im vorgegebenen Corporate Design generiert. Die Vertragserstellung wird vereinfacht, indem der Vertragsersteller für die ausgewählte Vorlage die erforderlichen Parameter (z.B. Laufzeit, Vertragssumme, Vertragsgegenstand) eingibt, die dann vom System an der richtigen Stelle in den Vertragsentwurf eingefügt werden. Auf diese Weise können auch Mitarbeiter ohne juristische Ausbildung rechtssichere Verträge erstellen. Das System dokumentiert automatisch, welche Klauseln in welchem Vertrag verwendet wurden.

Der CRM- / ERP-Connector ist eine uni- bzw. bidirektionale Schnittstelle zwischen CRM- / ERP-Systemen und otris contract. Die Schnittstelle dient einerseits zur Übertragung von Geschäfts- oder Vertragspartnerdaten aus einem CRM oder ERP in otris contract. In der Gegenrichtung werden otris contract-spezifische Informationen als Linkverweise in das System übertragen. Neben diesem speziellen Connector kann die Software an beliebige weitere Drittsysteme angebunden werden. Die otris contract Architektur stellt eine unkomplizierte Integration in Ihre vorhandene IT-Infrastruktur sicher.

Das Modul Archive ermöglicht eine revisionssichere Archivierung und chronologische Momentaufnahmen von Verträgen für eine transparente Vertragshistorie. Verschiedene Vertragsstände inklusive der zugehörigen Dokumente, Anhänge, Aktenvermerke, Notizen oder E-Mails werden „eingefroren“.

Die Archivkomponente ist durch die KPMG nach IDW PS 880 zertifiziert und erfüllt die Vorgaben des Handels- und Steuerrechts. Hierzu zählen die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB), die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS), die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) sowie das Bundesdatenschutzgesetz. Ein Berechtigungskonzept für die aktive Archivierung sowie den Zugang zu archivierten Verträgen kann individuell eingerichtet werden. Durch den Einsatz offener Schnittstellen kann der Ausbau bis hin zu einem übergreifenden Archiv auch für die Daten von Drittlösungen vorangetrieben werden. Die Kommunikation mit Drittlösungen kann wahlweise per Knopfdruck, durch Aktionen in Workflows oder automatisiert – zum Beispiel gesteuert durch eine vorab definierte Statusänderung – erfolgen.

Die Erweiterung App Extendet macht die App myContract konfigurierbar und schaltet den vollen Funktionsumfang für ein mobiles Vertragsmanagement frei. Neben dem Vorteil, offline nutzbare Dokumente und Vorgänge auf Ihr mobiles Endgerät zu übertragen, profitieren Sie von der Möglichkeit, Aktionen auszuführen: Freigaben, Weiterleitungen oder Kommentare werden über die App abgewickelt. Vorkonfiguriert bildet die App ein klassisches Einsatzszenario im Vertragsmanagement ab. Anpassungen, Erweiterungen oder Änderungen der vorkonfigurierten Funktionen und Berechtigungsstrukturen nehmen Sie bei Bedarf selbstständig und ohne Programmierkenntnisse im Administrationsbereich vor.

Ein Vertrag für eine Dienstleistung, die anderweitig günstiger eingekauft werden könnte, verlängert sich ungewollt. Die Chance zur Verhandlung wurde verpasst. Wie verhindern Sie ungewollte Vertragsverlängerungen?

otris contract sorgt für Sicherheit im Vertragscontrolling durch automatisierte Fristen- und Terminüberwachung. Sie behalten sämtliche Termine im Blick und halten alle Vertragsfristen ein. Ereignisse und Handlungsmöglichkeiten rund um die Verträge werden automatisch überwacht. Das System informiert Sie, ob ein Vertrag ausläuft, eine Kündigungsoption genutzt werden kann oder eine Vertragsverlängerung ansteht.

otris contract, informiert die verantwortlichen Benutzer und Abteilungen frühzeitig per E-Mail und schützt aktiv vor unnötigen Risiken. Eine integrierte Eskalationssteuerung stellt eine zuverlässige Fristen- und Terminüberwachung sicher. Vor dem Verstreichen einer festgelegten Reaktionszeit werden E-Mail-Benachrichtigungen an einen erweiterten Empfängerkreis zielgerichtet versendet. Wahlweise können auch Adressaten aus weiteren Hierarchie-Ebenen hinzugefügt werden.

Ein Mitarbeiter sucht nach einem Vertrag, findet ihn jedoch nicht, da er auf der lokalen Festplatte eines anderen Mitarbeiters liegt. Das ist nicht nur frustrierend, sondern auch zeitaufwendig. Wie schaffen Sie Transparenz?

otris contract verkürzt die Zeit, die Mitarbeiter zur Informationsbeschaffung verwenden, durch zentrale Datenablage und umfangreiche Such- und Sortierfunktionen. Den Mitarbeitern bleibt mehr Zeit für die eigentlichen Aufgaben im Vertragsmanagement: z. B. Vertragsinhalte prüfen, Verhandlungen, Rechnungsstellung, Recherche zu Vertragsbedingungen, Controlling. Aktuelle und vollständige Informationen in diesen Bereichen sind die Grundlage für rechtlich und betriebswirtschaftlich richtige Entscheidungen.

Eine Wirtschaftsprüfung steht an. Umfassende Daten zu Forderungen und Verbindlichkeiten aus bestehenden Verträgen müssen schnell und korrekt zusammengetragen werden. Wie vereinfacht digitales Vertragsmanagement das Reporting?

otris contract hilft Ihnen – nicht nur bei externen Prüfungen – nachzuvollziehen, welche Forderungen und Verbindlichkeiten aus Vertragsbeziehungen resultieren. Kosten und Erträge werden erfasst und unmittelbar den verursachenden Verträgen zugeordnet. Regelmäßig wiederkehrende Zahlungen werden nur einmal als periodische Zahlungsreihe hinterlegt und automatisiert weiterberechnet.

Zahlungen können grafisch und tabellarisch dargestellt, ausgewertet und in Excel-Arbeitsmappen übertragen werden. Auf Knopfdruck generieren Sie Berichte und gewinnen schnell die Übersicht über sämtliche Aufwände und Erträge der hinterlegten Verträge. Überwachen Sie die Einhaltung von Budgets, erstellen Sie Forecasts für zukünftige Entwicklungen oder berechnen Sie Aufstellungen über offene Verbindlichkeiten.

Ein Darlehensvertrag gelangt in die Hände eines Mitarbeiters. Der Vertrag enthält sensible Informationen, die nicht für ihn, sondern lediglich für die Geschäftsführung und die Finanzabteilung bestimmt sind. Wie verbessern Sie den Datenschutz in Ihrer Vertragsverwaltung?

otris contract reguliert den Zugriff auf Vertragsarten und einzelne Verträge über ein feingliedriges Berechtigungskonzept. Sie definieren bei der Einrichtung des Systems, welchen Prinzipien dieses Berechtigungskonzept folgt: z. B. die Berechtigung, dass Mitarbeiter einer definierten Abteilung mit leitender Funktion schreibenden und lesenden Zugriff auf bestimmte Vertragsarten erhalten und die restlichen Verträge für sie nicht angezeigt werden. Mit otris contract können Zugriffe nicht nur für einzelne Betriebe, sondern für die konzernweite Unternehmensstruktur gesteuert werden.

Vertragsmanagement ist ein Prozess zur effizienten Verwaltung von Verträgen , von der Erstellung über die Unterzeichnung bis hin zur Archivierung und Überwachung der Einhaltung der Vertragsbedingungen . Ziel ist es, die Leistung zu optimieren, finanzielle und operationelle Risiken zu minimieren und Compliance mit rechtlichen sowie internen Richtlinien sicherzustellen.

Zum Vertragsmanagement gehören die Vertragserstellung, -verhandlung, -unterschrift, -speicherung, und -analyse sowie die Überwachung von Fristen, Risiken und Compliance-Anforderungen. Vertragsmanagement umfasst Werkzeuge und Prozesse, um Verträge effizient zu verwalten und operative sowie finanzielle Risiken zu minimieren.

Durch jahrelange Erfahrung und fortlaufende Weiterentwicklung hat otris contract einen sehr hohen fachlichen Standard.  Zudem ist unsere Vertragsmanagement-Software mit weiteren otris-Legal-Fachlösungen kombinierbar und weist ein hohes Maß an Flexibilität auf.

Unsere drei Editionen sind als Grundlage mit weiteren Modulen kombinierbar. Die Edition otris contract ENTERPRISE plus ist vollständig individualisierbar und kann an alle unternehmensspezifischen Anforderungen, Prozesse und Schnittstellen angepasst werden.

Die Edition basiert auf einem offenen DMS. Durch standardisierte Erweiterungen und optionale Individual-Programmierung können alle unternehmensspezifischen Anforderungen umgesetzt werden.

Die technischen Voraussetzungen, um otris contract zu nutzen, sind sehr niedrig. Wenn Sie unsere Lösung als SaaS nutzen, benötigen Sie lediglich einen Internetzugang und einen Browser.

Eine Vertragsmanagement-Software trägt auf vielen Ebenen dazu bei, Kosten zu senken und die Effizienz zu steigern, indem sie Verwaltungsaufgaben automatisiert, manuellen Aufwand und Fehler reduziert, Compliance sichert und Vertragsbedingungen optimiert.