Compliance Management: Systeme, Aufgaben und Ziele

Compliance, der englische Ausdruck für “Einhaltung”, hat im Zusammenhang mit Unternehmen und Organisationen eine spezifische Bedeutung: Im wirtschaftlichen Sinne beschreibt er Regelkonformität, also das vorschriftsgemäße und ethisch korrekte Verhalten. Compliance bedeutet in diesem Kontext somit die Einhaltung von Gesetzen, Vorschriften, internen Richtlinien und ethischen Standards durch Unternehmen und Organisationen.

Das Compliance Management verantwortet dementsprechend die Einhaltung inner- und außerbetrieblicher Vorgaben. Seine Ziele sind es unter anderem …

• Rechtsrisiken zu minimieren,
• Reputationsverluste zu verhindern,
• Wettbewerbsvorteile zu schaffen
• und den nachhaltigen Unternehmenserfolg zu sichern.

Doch welche Konsequenzen hat es, wenn nicht ausreichend auf die Compliance geachtet wird?

Die Missachtung von Compliance-Richtlinien kann für Unternehmen gravierende Folgen haben. Rechtliche und finanzielle Konsequenzen sind oft unvermeidlich und können den Fortbestand des Unternehmens gefährden. Die folgenden Risiken bringt eine mangelnde Compliance mit sich:

• Gerichtsverfahren
• Geldstrafen und Bußgelder
• Schadensersatzansprüche
• Reputationsverlust
• Betriebsstörungen durch Audits
• in extremen Fällen sogar Kündigungen oder Freiheitsstrafen

Langfristig gesehen können Compliance-Verstöße die Wettbewerbsfähigkeit und Marktposition eines Unternehmens erheblich beeinträchtigen. Eine robuste Compliance-Strategie ist daher entscheidend, um rechtliche und finanzielle Risiken zu minimieren und das Vertrauen von Kunden, Partnern und Investoren zu stärken.

Die Einhaltung von Gesetzen, Vorschriften, internen Richtlinien und ethischen Standards ist eine komplexe Angelegenheit. Damit potenzielle Schadens- und Haftungsfälle in allen Bereichen eines Unternehmens oder einer Organisation vermieden werden können, fällt dem Compliance Management eine Vielzahl an Aufgaben zu:

• Eine der Hauptaufgaben besteht in der Entwicklung und Einführung von internen Richtlinien und Verfahren, die den gesetzlichen Anforderungen und den ethischen Standards des Unternehmens entsprechen.
• Compliance Management ermittelt und bewertet potenzielle Risiken, die aus der Nichteinhaltung von Gesetzen und Vorschriften entstehen können, und wirkt diesen entgegen.
• Um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter die Compliance-Richtlinien und -Verfahren verstehen und einhalten, werden regelmäßige Schulungen durchgeführt.
• Compliance Manager bieten außerdem Beratung und Unterstützung für alle Abteilungen, um sicherzustellen, dass deren Aktivitäten den gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen entsprechen. Dies kann auch die Überprüfung von Verträgen und Geschäftspraktiken umfassen.
• Alle Compliance-Aktivitäten und -Maßnahmen sollten dokumentiert und regelmäßig an die Geschäftsleitung berichtet werden.
• Die kontinuierliche Überwachung der Einhaltung von Vorschriften und internen Richtlinien ist entscheidend. Dazu gehört auch die Durchführung von internen Audits und die Überprüfung der Wirksamkeit des Compliance-Programms.
• Compliance Management ist ein fortlaufender Prozess. Dementsprechend sind regelmäßige Bewertungen und Anpassungen notwendig, um auf neue Risiken zu reagieren und die Effektivität der Maßnahmen zu steigern.

Alle Maßnahmen, Strukturen und Prozesse, die zur Einhaltung der Compliance benötigt werden, sind Teil des überliegenden Compliance-Management-Systems (CMS). Das CMS umfasst somit – wie bereits angeschnitten – sämtliche Maßnahmen, die die Regelkonformität eines Unternehmens sicherstellen.

Ein derartiges System bietet sich besonders für große Unternehmen und Organisationen an. Aber nicht nur börsennotierte Unternehmen und Konzerne profitieren von geregeltem Compliance Management. Auch kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) können profitieren und Compliance Management als Wettbewerbsvorteil begreifen.

Wichtigste Aufgabe eines CMS ist die Etablierung einer Compliance-Kultur in der Organisation. Durch Mitarbeiterinformation und durch Kontrolle sollen Regelverstöße präventiv verhindert bzw. frühzeitig erkannt werden, um Risiken zu reduzieren. Zu den Risiken, die durch Regelverstöße entstehen, zählen – wie oben bereite erwähnt – nicht nur behördliche Sanktionen, sondern ebenso Imageverlust oder Glaubwürdigkeitseinbußen.

Grundelemente von CMS nach dem IDW-Prüfungsstandard

Im Prüfungsstandard des IDW (Institut der Wirtschaftsprüfer) aus dem Jahr 2021 werden die folgenden sieben Grundelemente für Compliance-Management-Systeme definiert:

• Compliance-Kultur
• Compliance-Ziele
• Compliance-Risiken
• Compliance-Programm
• Compliance-Organisation
• Compliance-Kommunikation
• Compliance-Überwachung und -Verbesserung

Diese miteinander in Wechselwirkung stehenden Grundelemente bilden die Basis eines Compliance-Management-Systems. Wie genau sie gegeneinander gewichtet werden, hängt dabei von den individuellen Unternehmenszielen ab.

Die wichtigsten Bestandteile eines CMS

Ein Compliance-Management-System besteht aus verschiedenen Komponenten, die je nach Bedarf und Komplexität des jeweiligen Unternehmens variieren können. Häufig beinhaltet ein CMS beispielsweise folgende Bestandteile:

• Compliance-Richtlinien: Dabei handelt es sich um dokumentierte Leitlinien, die das Verhalten der Mitarbeiter im Hinblick auf rechtliche und regulatorische Anforderungen definieren. Um diese zu erstellen, verteilen und nachzuverfolgen, braucht es ein effizientes Richtlinienmanagement.
• Risikoanalyse und -bewertung: Methoden und Verfahren des Risikomanagements dienen zur systematischen Identifikation und Bewertung von Risiken.
• Maßnahmenmanagement: Durch dieses werden Verfahren zur Organisation und systematischen Nachverfolgung von Maßnahmen verwaltet.
• Hinweisgeberschutz: Ein Hinweisgebersystem ist ein System, das Mitarbeitenden die Möglichkeit bietet, (potenzielle) Compliance-Verstöße anonym zu melden.
• Dokumentation und Reports: Die systematische Dokumentation von Compliance-Maßnahmen stellt deren Nachvollziehbarkeit, Rückverfolgbarkeit und Wirksamkeit sicher.

Je nach Unternehmensgröße können aber auch andere Bestandteile notwendig sein – so beispielsweise die Einhaltung der LkSG-Sorgfaltspflichten mithilfe einer
LkSG-Software.

Compliance Management ist ein komplexes Aufgabenfeld, weshalb der Einsatz digitaler Methoden hier wichtige Vorteile bringen kann. Denn ein digitales CMS
unterstützt Sie in vielerlei Hinsicht dabei, die komplexen Aufgaben des Compliance Managements zu bewältigen:

• Prozessautomatisierung: Einfache, wiederkehrende Prozesse werden vom System ausgeführt, was die operative Arbeit unterstützt. Ein gutes Beispiel hierfür ist die Richtlinienverteilung: Das digitale System stellt den Mitarbeitenden die Richtlinien zu, registriert die Empfangsbestätigung und sendet Erinnerungen, falls es keine Empfangsbestätigung erhalten hat.
• Effizienz: Durch die Automatisierung von Prozessen und Aufgaben, die nicht manuell ausgeführt werden müssen, sparen Unternehmen Kosten.
• Reporting und Analyse: Digitale Systeme vereinfachen die Erstellung von Reportings und Analysen. Nach vorab definierten Kriterien können Berichte „auf Knopfdruck“ erstellt und die Ergebnisse durch das System visualisiert werden.
• Zentrale Datenhaltung: Ein digitales System ermöglicht die zentrale Speicherung von Compliance-Dokumenten, Daten und Maßnahmen, was die Transparenz und die Nachverfolgbarkeit von Compliance-Aktivitäten verbessert.
• Sicherheit: Digitale Systeme können die Datensicherheit gegenüber analogen Systemen verbessern, wenn sie Datenverschlüsselung, Zugriffsbeschränkungen und andere Sicherheitsfunktionen bieten.
• Skalierbarkeit: Ein digitales System kann leicht an die wachsenden Anforderungen eines Unternehmens angepasst werden, da es keine Einschränkungen hinsichtlich der Speicher- oder Verarbeitungskapazität gibt.
• Wirksamkeit: Durch Dokumentenlenkungsfunktionen, Prozessvorgaben sowie Reporting-, Dokumentations- und Kontrollfunktionen hilft Spezialsoftware bei der Einrichtung und Aufrechterhaltung eines CMS.

Digitales Compliance Management mithilfe einer spezialisierten Compliance-Software bietet Unternehmen und Organisationen somit eine Vielzahl von Vorteilen. Es macht viele Prozesse effizienter, transparenter und sicherer. Dementsprechend ist digitales Compliance Management eine wertvolle Investition für Unternehmen, die ihre Compliance-Prozesse zukunftssicher gestalten möchte.

Digitales Compliance Management lohnt sich insbesondere dann, wenn Ihr Unternehmen oder Ihre Organisation komplexe regulatorische Anforderungen erfüllen muss und Sie eine Vielzahl von Vorschriften zu beachten haben. Besonders vorteilhaft ist es somit für Unternehmen, die in stark regulierten Branchen tätig sind oder international agieren, da es eine effiziente und konsistente Einhaltung von Vorschriften ermöglicht.

Zudem profitieren auch Organisationen und Unternehmen mit hohem Dokumentations- und Berichtswesen, da die digitalen Systeme die Automatisierung und zentrale Verwaltung von Compliance-Prozessen unterstützen und dadurch die Effizienz steigern und Fehler minimieren. Aber auch für Unternehmen, die ihre Compliance-Transparenz erhöhen und Risiken proaktiv managen möchten, ist digitales Compliance Management sinnvoll.

Ein effektives Compliance-Management-System ist unerlässlich für den nachhaltigen Erfolg eines Unternehmens oder einer Organisation. Es erleichtert nicht nur die Einhaltung aller relevanten Vorschriften und Gesetze, sondern schützt auch vor potenziellen Sanktionen und Reputationsschäden.

Mithilfe einer spezialisierten digitalen Lösung für das Compliance Management lassen sich diese Prozesse effizienter gestalten und an individuelle Unternehmensbedürfnisse anpassen. So können Unternehmen jeder Branche durch die Implementierung digitaler Systeme ihre Compliance optimieren. Denn letztlich stärkt effizientes Compliance Management nicht nur die Unternehmenssicherheit, sondern fördert auch langfristiges Wachstum und Stabilität.

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