Aufgabe des Richtlinienmanagements ist es, Prozesse zu etablieren, die die Erstellung, Verteilung und Pflege von Richtlinien innerhalb einer Organisation / eines Unternehmens sicherstellen.
Inhalt
1. Welche Funktionen haben Richtlinienmanagement-Systeme?
2. Wie werden Richtlinien erstellt und freigegeben?
3. Wie werden Richtlinien veröffentlicht?
4. Reporting
5. Welche Automatisierungsmöglichkeiten gibt es im Richtlinienmanagement?
6. Warum ist ein Single Point of thruth im Richtlinienmanagement wichtig?
Ein Überblick:
Spezialsoftware hilft bei der Implementierung des Systems und vereinfacht die operative Arbeit durch Automatisierung und Workflows.
2. Wie werden Richtlinien erstellt und freigegeben?
An der Erstellung einer neuen Richtlinie sind in der Regel mehrere Personen aus unterschiedlichen Fachabteilungen beteiligt. Richtlinienmanagement-Software unterstützt den Prozess: Redaktionswerkzeuge vereinfachen und steuern das gemeinschaftliche Arbeiten an einem zentralen Dokument. Versionsstände und Änderungen werden durch das System dokumentiert. Den Freigabeablauf steuert die Software ebenfalls über einen vorab definierten Workflow.
3. Wie werden Richtlinien veröffentlicht?
Freigegebene Richtlinien müssen an die vorgesehene Zielgruppe verteilt werden. Richtlinienmanagement-Software unterstützt unterschiedliche Arten der Veröffentlichung: stille Verteilung, Verteilung mit Pflicht zur Kenntnisnahme und Verteilung mit anschließendem Test.
4. Reporting
Über die Spezialsoftware steuert der Nutzer nicht nur die Verteilart, sondern erhält zusätzlich Reports zum Verteil-Status. Das Dashboard zeigt an, wie weit Verteilung und Kenntnisnahme fortgeschritten sind und an welche Mitarbeiter das System Erinnerungen verschicken muss.
5. Welche Automatisierungsmöglichkeiten gibt es im Richtlinienmanagement?
Richtlinienmanagement-Software prüft und berichtet automatisiert Kenntnisnahmen bzw. Testergebnis. Die systematische Erinnerung und Eskalationsstufen bei nicht eingegangener Kenntnisnahme funktionieren ebenfalls automatisiert über vorab definierte Workflows.
6. Warum ist ein Single Point of truth im Richtlinienmanagement wichtig?
In einem zentralen Richtlinienmanagement-System darf für den Richtlinien-Empfänger stets nur eine aktuelle Version einer Richtlinie verfügbar sein. Für den Verantwortlichen (z.B. Compliance Manager) müssen jedoch sämtliche Versionsstände einer Richtlinie und wann welche Version Gültigkeit hatte, nachvollziehbar sein. Richtlinienmanagement-Software unterstützt auch bei dieser Herausforderung.
Richtlinienverwaltung, Dokumentenlenkung
